Compliance au sein du groupe Henkel – Système de lanceurs d’alerte et de protection

Un comportement éthique et conforme est une priorité absolue pour Henkel, ses employés et ses partenaires. Cela inclut le strict respect des lois sur les lanceurs d’alerte dans le monde entier. Il est très important pour nous d'identifier les fautes potentielles et de prendre toutes les mesures adéquates pour prévenir les violations. Les employés et les parties prenantes de Henkel sont donc invités à signaler toute faute potentielle. Henkel analysera tous les messages de manière approfondie, dans le cadre d'une procédure équitable garantissant le respect des droits des personnes qui signalent des manquements ainsi que des droits des personnes impliquées et le traitement de toutes les informations dans la plus grande confidentialité. Les lanceurs d’alerte signalant de bonne foi une faute potentielle seront protégés et aucune forme de représailles à leur encontre ne sera tolérée. 

Cette politique est adoptée conformément à la directive européenne ‏(UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union, telle que mise en œuvre par la législation nationale.

Les informations suivantes résument les procédures de signalement chez Henkel :

Qui est couvert par cette politique.

Cette politique s'applique aux personnes suivantes :

• les employés, qui sont ou ont été employés dans le cadre d'un contrat de travail avec Henkel ;
• les candidats qui sont ou ont été impliqués dans un processus de recrutement de Henkel ;
• les personnes qui travaillent ou ont travaillé de manière indépendante avec Henkel et les candidats à une coopération indépendante dans le cadre de négociations précontractuelles ;
• les bénévoles et les stagiaires ‏(rémunérés ou non) ;
• les actionnaires et les personnes appartenant à l'organe d'administration, de direction ou de surveillance de Henkel ‏(y compris les membres non exécutifs) ;
• toute personne qui travaille ou a travaillé sous la supervision et la direction de contractants, de sous-traitants et/ou de fournisseurs de Henkel ;
• toute personne disposant d'informations sur des violations au sein de Henkel concernant les services financiers, les produits et les marchés, même en dehors d'un contexte professionnel.

Ce qui peut être signalé.

Le Code de Conduite de Henkel, nos Valeurs, nos ‘Leadership Commitments’ et d'autres Corporate Standards internes décrivent le haut niveau d'attente envers notre propre comportement et notre conduite des affaires, ainsi que ceux de nos partenaires. Toute violation potentielle de ces standards, y compris toute violation des lois applicables, peut être signalée. Non seulement les faits accomplis peuvent être signalés, mais également les faits susceptibles de se produire.

En outre, les infractions liées à l'un des domaines suivants peuvent être signalées :

• Marchés publics ;
• Services, produits et marchés financiers, prévention du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme ;
• Sécurité des produits et conformité des produits ;
• Sécurité des transports ;
• Protection de l'environnement ;
• Radioprotection et sûreté nucléaire ;
• Sécurité des denrées alimentaires et des aliments pour animaux, santé et bien-être des animaux ;
• Santé publique ;
• Protection des consommateurs ;
• Protection de la vie privée et des données à caractère personnel, et sécurité des réseaux et des systèmes d'information ;
• Prévention de la fraude fiscale ;
• Prévention de la fraude sociale.

En outre, les infractions susceptibles de nuire aux intérêts financiers de l'Union peuvent être signalées, de même que les infractions relatives au marché intérieur, y compris les règles de l'Union en matière de concurrence et d'aides d'État.

Où soumettre un rapport. Multiples canaux de signalement chez Henkel.

Les lanceurs d'alerte disposent de plusieurs canaux pour signaler d'éventuelles fautes professionnelles.

• Bien entendu, les employés peuvent s'adresser à leurs supérieurs, aux RH ou aux services juridiques et Compliance pour soulever leurs préoccupations, obtenir des conseils et signaler d'éventuelles fautes.
• L'organisation chargée de la Compliance de Henkel, mandatée par le Comité de direction de Henkel pour traiter de manière responsable tous les rapports destinés au groupe, est joignable à l'adresse suivante :
  • par courrier électronique (compliance.benelux@henkel.com),
  • via le formulaire web, et
  • ouvertement ou anonymement par l'intermédiaire des lignes directes de conformité de Henkel. Pour la Belgique, le numéro ‏(‘non surtaxé’) à appeler est 0800 80 863 et le code d’accès est 43695.
• Lorsqu'une conversation téléphonique, non enregistrée, est utilisée pour le rapport, Henkel la documentera sous la forme d'un compte-rendu précis, préparé par le responsable chargé du lancement d’alerte. Le lanceur aura la possibilité de vérifier le rapport de conversation, de le corriger et de le confirmer en le signant.
• Les lanceurs d’alerte se référant aux sociétés Henkel de l'Union européenne qui préfèrent ne pas impliquer l'organisation chargée de la Compliance Henkel AG & Co. KGaA et/ou leurs responsables locaux de la Compliance, peuvent adresser leurs rapports à un médiateur externe, indépendant de l'organisation Henkel et tenu au secret professionnel.
• Enfin, Henkel reconnaît pleinement que, dans certaines juridictions, les lanceurs d’alerte peuvent s'adresser directement aux autorités publiques aux fins de signalements.

Le Médiateur fédéral est désigné par le législateur belge pour coordonner les signalements introduits par voie externe.

Il est chargé de recevoir les signalements externes, d'en vérifier la recevabilité et de les transmettre à l'autorité compétente pour enquête, qui sera différente selon l'objet du signalement.

Dans des cas exceptionnels, le Médiateur fédéral peut également mener une enquête approfondie.

Les coordonnées du Médiateur fédéral sont les suivantes :

Adresse : Leuvenseweg 48 bus 6, 1000 Bruxelles

Signalement en ligne :

https://www.federaalombudsman.be/en/disclosure-reporting-form

Courriel : integrity@federalombudsman.be

Téléphone : 02 289 27 04

En Belgique, un rapport peut également être envoyé directement aux autorités suivantes :

1° le Service public fédéral Economie, PME, Classes moyennes et Energie ;
2° le Service public fédéral Finances ;
3° le Service public fédéral Santé publique, Sécurité de la chaîne alimentaire et Environnement ;
4° le Service public fédéral Mobilité et Transports ;
5° le Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale ;
6° le Service public de programmation Intégration sociale, réduction de la pauvreté, économie sociale et politique des métropoles ;
7° l'Agence fédérale de contrôle nucléaire ;
8° l'Agence fédérale des médicaments et des produits de santé ;
9° l'Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire ;
10° l'Autorité belge de la concurrence ;
11° l'Autorité de protection des données ;
12° l'Autorité des services et marchés financiers ;
13° la Banque nationale de Belgique
14° le Collège de supervision de l'audit ;
15° les autorités visées à l'article 85 de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'usage de l'argent liquide ;
16° le Comité national pour la sécurité de l'approvisionnement et de la distribution de l'eau potable ;
17° l'Institut belge des services postaux et des télécommunications ;
18° l'Institut national d'assurance maladie-invalidité ;
19° l'Institut national d'assurances sociales pour travailleurs indépendants ;
20° l'Office national de l'emploi
21° l'Office national de sécurité sociale
22° le Service de renseignements et d'enquêtes sociales ;
23° le service autonome de coordination de la lutte contre la fraude (CAF) ;
24° l'Inspection maritime.

Accès et traitement des rapports des lanceurs d’alerte.

Henkel traitera tout rapport de signalement avec le plus grand soin, la plus grande rapidité et la plus grande confidentialité, en conformité avec les lois portant sur la protection de la vie privée. Ceci inclut un strict ‘need to know principle’, c'est-à-dire que seule l'organisation chargée de la Compliance du groupe Henkel ‏(locale et mondiale) en tant que responsable pour l’alerte, le cas échéant, les autres départements concernés et nécessaires à l'enquête, et les enquêteurs/auditeurs professionnels externes auront accès au rapport, à l'enquête et au suivi.

Henkel s'engage à prévoir les mesures nécessaires pour que l'identité du déclarant ne soit pas divulguée à des personnes autres que celles autorisées à recevoir ou à suivre les déclarations sans son consentement explicite.

La procédure sera dûment enregistrée et documentée. Les enquêtes suivent le principe d'équité procédurale, d'objectivité et sont suivies d'une décision impartiale, tout en garantissant que toutes les personnes impliquées soient présumées innocentes jusqu'à ce qu'une violation soit prouvée.

Henkel réagit vigoureusement aux comportements répréhensibles identifiés, ce qui peut, entre autres, inclure des mesures disciplinaires appropriées à l'encontre des contrevenants. Le cas échéant, Henkel peut faire intervenir les autorités publiques et engager des poursuites. Sur la base des faits examinés, une décision sur le cas et les mesures appropriées est généralement prise par l'organisation chargée de la Compliance de Henkel ‏(locale et mondiale), en accord avec les responsables des unités commerciales et des ressources humaines compétents.

Réponse et protection des lanceurs d’alerte.

Les lanceurs d’alerte recevront une réponse dans les meilleurs délais. D'une manière générale, un accusé de réception doit être envoyé dans les sept jours suivant le signalement, ainsi qu'une issue ou une mise à jour de l'affaire dans les trois mois, mentionnant les mesures qui seront prises ou qui ont été prises. Conformément aux lois applicables, la réponse doit tenir compte des droits à la confidentialité et au respect de la vie privée de toutes les personnes impliquées. Le lanceur d’alerte sera informé par écrit de la clôture de l'affaire.

Notre organisation ne tolère aucun type de représailles et nous protégerons toute personne qui s'exprime de bonne foi, même si une préoccupation s'avère infondée.

Protection des données

Pour les rapports destinées l'organisation chargée de la Compliance du groupe Henkel, veuillez-vous référer à la Data Protection Statement ‏(henkel.com) de Henkel AG & Co. KGaA. Pour les rapports destinés au Médiateur, Médiateur fédéral ou autorités publiques les déclarations de protection des données respectives s'appliquent. 

Entrée en vigueur

La présente politique entre en vigueur le 1^ier décembre 2023 pour une durée indéterminée.

Henkel se réserve le droit de modifier cette politique à tout moment, y compris, mais sans s'y limiter, en cas de changement de la législation applicable et/ou de besoins opérationnels.